Đảm bảo sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các nhóm, các bộ phận, gắn kết các phòng ban trong cùng doanh nghiệp, đảm bảo công việc văn phòng mỗi ngày được tiến hành suôn sẻ là nhiệm vụ mà các chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ đảm nhận. Tuy vị trí này không thiên về chuyên môn kỹ thuật nhưng lại là sợi dây kết nối vô cùng quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Để hiểu rõ vai trò to lớn của họ, mdtq.vn sẽ gửi đến các bạn bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp qua bài viết hôm nay.

Bạn đang xem: Mô tả công việc của phòng hành chính

*

I. Đôi nét về vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp

Chuyên viên hành chính tổng hợp là vị trí trực thuộc phòng hành chính tổng hợp. Tại đây, các chuyên viên sẽ phụ trách mọi công việc giấy tờ, sổ sách, lưu trữ dữ liệu hành chính, liên kết thông tin… đến các phòng ban chuyên môn.

Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, phòng hành chính tổng hợp sẽ bao gồm cả công việc của bộ phận nhân sự, nhưng ở doanh nghiệp, tập đoàn lớn sẽ có sự tách biệt rõ ràng. Vì khi đó khối lượng công việc của một chuyên viên hành chính tổng hợp cũng đã khá lớn và họ cần tập trung để hoàn thành tốt nhất.

*

II. Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

Mỗi phòng chuyên môn chỉ đảm nhận công việc của mình, riêng phòng hành chính tổng hợp, các chuyên viên sẽ thực hiện công việc hành chính, văn thư cho tất cả các phòng ban, các bộ phận. Bấy nhiêu đủ thấy khối lượng công việc không hề nhỏ, cụ thể những công việc phổ biến trong bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp như sau:

1. Các công việc hành chính

Đây là những công việc hành chính mà chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện mỗi ngày :

Tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp

Soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ

Sao chép các dữ liệu và chuyển đến các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ ban quản lý

2. Tổ chức các buổi tiếp khách, họp giao ban, hội thảo lớn

Các buổi tiếp khách, cuộc họp lớn nhỏ tại công ty đều sẽ thông báo đến phòng hành chính (trừ những cuộc họp nội bộ phòng ban), do vậy, chuyên viên hành chính tổng hợp có trách nhiệm sắp xếp phòng họp đúng giờ, đúng ngày cùng những công tác hậu cần nếu cần thiết.

Quy mô lớn hơn là những buổi hội thảo, hội nghị khách hàng thường niên, tất cả nhân sự phòng hành chính đều sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể trong công tác tổ chức, bao gồm : gửi thư mời, đặt phòng hội nghị, công tác hậu cần, nội dung hội nghị, nội dung diễn thuyết…

*

3. Quản lý chi phí hành chính

Chi phí hành chính bao gồm : phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp khách … đều sẽ gửi hóa đơn về cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

Việc tổng hợp, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành theo từng tháng. Chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm bảo các chi phí hành chính đúng như quy định và hợp đồng đã ký, những trường hợp vượt quá quy định cần được báo cáo lên cấp trên.

4. Phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban

Văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị máy móc nhập về, máy móc mang đi sửa chữa… đều sẽ do chuyên viên hành chính tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra, bàn giao và phân bổ về các phòng ban.

Hệ thống máy vi tính, máy lạnh và các trang thiết bị liên quan khi cần bảo dưỡng, bảo trì hoặc sửa chữa đều được báo với chuyên viên hành chính tổng hợp để sắp xếp xử lý.

5. Quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp

Công tác hành chính

Thông tin quản lý khai thác toàn bộ cơ sở vật chất trong doanh nghiệp

Biên bản các cuộc họp…

sẽ được phòng hành chính lưu trữ đầy đủ, bảo mật.

Xem thêm: Nữ Sinh Năm 1995 Hợp Với Tuổi Ất Hợi 1995 Hop Voi Tuoi Nao, Nữ Sinh Năm 1995 Hợp Với Tuổi Nào Nhất

Khi cần trích lọc, photo, in ấn tài liệu và chuyển cho bên liên quan đều phải do ban quản lý phê duyệt và gửi thông báo đến chuyên viên hành chính tổng hợp.

Bên cạnh đó, những thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp cũng sẽ được ban lãnh đạo phân công chuyên viên hành chính tổng hợp phối hợp các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp để xử lý.

*

6. Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên

Công tác này thường sẽ được giao cho chuyên viên hành chính được phân công đảm nhận vai trò lễ tân đảm nhận.

Hiện nay, hệ thống chấm công vân tay tự động được sử dụng rất phổ biến nên việc chấm công được máy tính tổng hợp rất nhanh chóng và chuẩn xác.

Ngoài ra, đơn xin nghỉ phép của nhân viên cũng sẽ được chuyên viên hành chính tổng hợp ghi nhận vào bảng chấm công trước khi chuyển sang phòng nhân sự tính lương mỗi tháng.

7. Lên kế hoạch du lịch thường niên

Mỗi năm, định kỳ 1 – 2 lần doanh nghiệp sẽ tổ chức các chuyến du lịch cho toàn bộ nhân viên. Chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ:

Đề xuất và lấy ý kiến thống nhất về địa điểm du lịch

Lập kế hoạch du lịch và trình ban giám đốc phê duyệt.

Liên hệ công ty lữ hành tổ chức tour, đặt phòng khách sạn

Liên hệ các bộ phận để lấy danh sách thành viên mỗi đợt du lịch (áp dụng khi tổ chức kỳ nghỉ thành nhiều đợt)

Bố trí, sắp xếp phòng khách sạn cho từng nhân viên

Thông báo thời gian du lịch cụ thể sớm để các phòng ban sắp xếp công việc.

Liên tục theo dõi, điều chỉnh và giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình du lịch.

8. Tổ chức liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng…

Những chương trình chăm sóc đời sống người lao động trong doanh nghiệp cũng là một phần nhiệm vụ mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện.

Ngân sách và kế hoạch sẽ được lập vào mỗi đầu tháng và triển khai trong cùng tháng đó. Chi tiết triển khai sẽ do chuyên viên chịu trách nhiệm phối hợp với các bên, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

*

Với khối lượng công việc không hề nhỏ, bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp mà mdtq.vn giới thiệu cho thấy sự đa năng, linh hoạt và khả năng giao tiếp rộng của mỗi chuyên viên hành chính tổng hợp. Đây là vị trí bao quát hầu hết mọi mặt trong doanh nghiệp nên đòi hỏi chuyên viên phải có khả năng sắp xếp và lên kế hoạch làm việc hiệu quả.

*